Gavekort driller i regnskabet, fordi de befinder sig et sted mellem en betaling og et løfte. Køber virksomheden hundrede gavekort i december, er der ikke afholdt hundrede omkostninger i december. Der er opstået en forpligtelse, som først bliver til en omkostning, når kortene bliver brugt.
Periodisering er hovedreglen
For udstederen af et gavekort er beløbet en forpligtelse indtil indløsning. For køberen afhænger behandlingen af, hvad kortet skal bruges til. Sendes det til medarbejdere, er der tale om personalegoder med de skattemæssige spørgsmål det medfører. Sendes det til kunder, ligger det i marketingbudgettet.
Forskellen betyder at kontoplanen skal kunne holde de to fra hinanden, allerede når indkøbet registreres. Ellers ender begge dele i en samlepost, som ingen kan svare på indholdet af ved revision.
Hvorfor tidspunktet er svært
Den praktiske knude opstår ved årsskiftet. Kort købt i november og indløst i februar hører til to forskellige regnskabsår, og det er kun den ene af de to datoer, jeres eget system automatisk kender.
Det er her udsendelsesplatformens data bliver relevante. Bruger man en platform til udsendelse af gavekort, findes både udsendelses- og indløsningstidspunkt registreret, og en model hvor der først faktureres ved indløsning fjerner periodiseringsspørgsmålet helt, fordi de to datoer falder sammen.
Fire ting at afklare i opsætningen
- Konti. Adskil personalegoder og markedsføring fra starten.
- Moms. Behandlingen afhænger af, om kortet er et etformålskort eller et flerformålskort. De to er ikke ens.
- Import. Kan platformen levere en fil eller et API-kald jeres ERP kan læse, eller skal nogen taste?
- Sporbarhed. Kan en enkelt linje i regnskabet føres tilbage til en navngiven modtager? Det spørgsmål kommer.
Aftal det med revisor før december
Behandlingen af gavekort er ikke et område, hvor man skal opfinde sin egen praksis. Tag en halv time med revisor, skriv beslutningen ned, og læg den i samme mappe som kontoplanen.